COMO REDACTAR UNA CARTA

COMO REDACTAR UNA CARTA.

Si  necesita escribir una carta es para comunicar algo importante; por eso, recuerde siempre que debe expresar su objetivo al principio de la carta. El primer párrafo debe introducir al lector en lo que le comunica el resto de la carta. El modelo o formato carta de Icontec tiene normas específicas que no debe pasar por alto. A continuación le enseñamos la mejor forma de comunicar sus intenciones empresariales mediante una carta bien redactada.

 Saber cómo escribir una carta correctamente es necesario para lograr una buena comunicación asertiva, así como lo es dejar de lado las prácticas tradicionales que no se basan en las técnicas de presentación de documentos, sino en convencionalismos errados.

1. Tamaño y contenidos

Dependiendo de la extensión y de los documentos anexos, evalúe en qué formato debe redactar su carta. Los tres formatos reglamentados son: oficio, A4 y carta.
Es importante que la primera página de sus cartas lleve:

•          Logo
•          Membrete
•          Pie de página

Sin embargo, cuando hay más de dos páginas en sus comunicados, a partir de la segunda solamente se debe poner el logo.

2. Escriba un solo tema en cada carta

En caso de que haya varios asuntos por tratar con el receptor de su comunicado, redacte las cartas que sean necesarias, ya que en muchas organizaciones el archivo se clasifica por temas; tenga en cuenta que los tiempos de respuesta de cada asunto pueden ser diferentes, de modo que a veces se necesita más de un comunicado para responderle a su destinatario.

3. Redacte de forma precisa.

El método Ipler de redacción empresarial para escribir bien se basa en la teoría de la pirámide invertida, utilizada en el periodismo y creada por Emil Dovifat. Esto consiste en escribir en el primer párrafo el para qué de su carta y en los párrafos restantes los datos adicionales, que incluso pueden llegar a ser imprescindibles.

4. Siga el orden lógico gramatical

Para ser preciso también es conveniente seguir la herramienta más útil: el orden lógico gramatical, que se compone de: sujeto-verbo-complemento directo. Si se guía por esta forma de escritura, podrá redactar bien sus comunicados.

5. Escritura y tratamiento

Escriba siempre en la primera persona del singular; por ejemplo: “le escribo”, “lo saludo”, “espero”. Escriba en plural solo si el comunicado lo firman varias personas, pero cuando un representante escribe en nombre de varias personas, lo correcto es escribir en primera persona.
Escriba en todos los casos en tono de “usted”. Utilice un lenguaje cortés y respetuoso, aún si está reclamando o dando una orden.

6. Partes obligatorias de la carta 

• Código: el Icontec recomienda escribirlo a 3 o 4 cm del margen superior.
• Lugar y fecha de redacción: escriba la ciudad, seguida del día, el mes y el año de elaboración. En los distritos especiales como Washington D.C., México D.F., Bogotá D.C. no escriba nunca coma en medio del nombre y la especificación del distrito, ya que este hace parte del nombre; además, escriba siempre los meses en minúscula, estos son sustantivos comunes, por eso no deben escribirse con mayúscula inicial. En ningún caso escriba los años con punto.
•  
  • Datos del destinatario: escriba la denominación o título académico, el nombre completo y el cargo. Recuerde que la denominación “doctor” solo es un vocativo para las personas que se han doctorado en alguna área del conocimiento. En el caso de los abogados, médicos, sicólogos y demás casos en los que se utiliza la denominación “doctor”, es preferible escribir el título académico.
  Ejemplo:
  
  
  Abogada
  ENID CORTÉS VELANDIA
  Ministerio del Comercio Exterior y la Inversión Extranjera  
  Infanta, Número 16-23 y Humboldt
  La Habana, Cuba
  
  • Asunto: solo la inicial debe ir en mayúscula. Sin negrilla y sin subrayar. Escríbala dos líneas libres después del último dato del destinatario. Omita conjunciones, preposiciones y artículos.
  • Saludo: algunos saludos sin redundancias o sin las llamadas “frases de cajón” son:
  -Lo saludo, respetuosamente, y le informo que (…)
  -Le escribo para informarle que (…)
  -Respondiendo a su solicitud, le informo que (…)
  Evite saludos como:
  -Por medio de la presente me dirijo a usted para solicitarle (…)
  -La presente misiva tiene como objeto comunicarle que (…)
  • Despedida: tenga presente que no debe escribir “cordial saludo” en las despedidas. Algunas despedidas cortas son:
  -Atentamente,
  -Cordialmente,
  -Sinceramente,
  -Respetuosamente,
  • Remitente y firmas responsables: escríbalo cinco líneas después de la despedida; de la misma forma que el nombre del destinatario, escriba el nombre del remitente en mayúscula sostenida.
  • Líneas especiales: si hay anexos o copias, detalle qué tipo de documentos adjunta y la cantidad entre paréntesis.
   Ejemplos:
  Anexo: uno (15 folios)
  Anexos: dos (8 cheques y un CD-ROM)
  Anexos: tres (10 folios, un CD-ROM y un folleto)
  En el caso de las copias, escriba la palabra copia con mayúscula inicial, así:
  Ejemplos:
  Copia: Sicóloga, Daniela Méndez, Construirte SAS
  Copia: Gerente informático, Yohan Romero, Ipler CI SAS
  
  

  Copia: Jefe de recursos humanos, Gustavo León Rios; Coordinadora de investigación, Laura Macías.